Dokumenttyp

Jedem Dokument kann ein Typ zugeordnet werden. Eine Mehrfachzuordnung wie bei den Ordner ist nicht möglich. Sie können Dokumenteypen verwenden, um diese anschliessend in einem Workflow zu bearbeiten oder Ordner zu erstellen, welche die Dokumente nach dem Typ kategorisieren.

Einstellungen

Standardmässig sind bereits einige Dokumenttypen angelegt, die verwendet werden können. Es handelt sich dabei um Kategorisierungen von Dokumenten, wie z.B. „Auftrag, Bestellung oder Rechnung“. Sie können diese vordefinierten Typen allerdings auch löschen, falls Sie keine Verwendung dafür haben.

Interne ID

Die Interne ID können Sie verwenden, wenn über den Vapo oder mittels der Schnittstelle (z.B. SelectLine) ein Dokument hochgeladen wird und bereits Felder vorbefüllt werden. Dabei geben Sie im Feld für den Dokumenttyp die dargestellte Interne ID an, damit die Zuordnung automatisch passiert.

Beschreibung

Dies ist die Bezeichnung des Dokumententyps und wird beim Bearbeiten des Dokuments dargestellt.

Meta und Meta-Ausschluss

Mit diesen Feldern können Sie definieren, mit welchen Begriffen eine Zuordnung stattfinden soll. Wird ein Wort im Dokument gefunden, welches in „Meta“ aufgelistet wird, wird dies dem entsprechenden Dokumententyp zugeordnet. Im Beispiel oben wäre das zum Beispiel der Fall, wenn im Dokument das Wort „Auftrag“ zu finden ist.

Der Meta-Ausschluss bewerkstelligt das Gegenteil, nämlich dass wenn die definierten Worte gefunden werden, dies nicht dem Typen zugeordnet wird. Wird also im obenstehenden Beispiel im Dokument „Rechnungsnr“ gefunden, wird das Dokument nicht dem Dokumententyp „Auftrag“ zugeordnet, auch wenn das Wort „Auftrag“ im Dokument steht.

Export für Dokumente mit IBAN

Wird diese Checkbox aktiviert, werden alle Dokumente mit diesem Dokumententyp als IBAN-Rechnungen angesehen. Wenn eine solches Dokument eine IBAN enthält, werden die Dokumente an die Schnittstelle übergeben, damit diese Rechnungen als Eingangsrechnungen in ein anderes Programm exportiert werden können. Dies ist beispielsweise bei der Verbindung mit SelectLine relevant, da nur diejenigen Rechnungen mit IBAN in SelectLine exportiert werden, die einem Dokumententyp zugeordnet sind, die diese Checkbox aktiviert haben.