Wie können wir helfen?
Steuerung des Zugriff auf Dokumente und Ordner
Seit der Version 2.1.0 ist es mit Doqio möglich, den Zugriff auf Dokumente und Ordner noch einfacher zu steuern. Bis jetzt war es möglich, Sicherheitsstufen für Benutzer zu vergeben und diese aufbauend aufeinander zu definieren. So konnten beispielsweise mit der Sicherheitsstufe 10 auf alle Dokumente zugegriffen werden, während mit der Sicherheitsstufe 1 lediglich auf solche ohne Sicherheitsstufe oder der Stufe 1 zugegriffen werden konnte.
Mit den verbesserten Benutzergruppen ist es nun möglich, spezifischer zu definieren, welchen Gruppen oder Personen der Zugriff auf ein Dokument oder Ordner erlaubt ist, ohne dass diese aufeinander aufbauen.
Benutzergruppen
Um die neuen Benutzergruppen einzustellen, wechseln Sie zu „Einstellungen/Sicherheitsstufen“. Dort sehen Sie nun den Reiter „Benutzergruppen“.
Interne ID
Die interne ID wird automatisch vergeben und kann nicht selber gesetzt werden. Diese wird lediglich für externe Anwendungen, z.B. den Vapo benötigt.
Beschreibung
Im Feld „Beschreibung“ können Sie die Bezeichnung für die Benutzergruppe setzen. Diese wird beim Bearbeiten eines Dokuments oder eines Ordners angezeigt und kann ausgewählt werden.
Mitglieder Gruppe
In diesem Feld können sämtliche Benutzer hinzugefügt werden, die in die Benutzergruppe gehören. Es können beliebig viele Mitglieder hinzugefügt werden.
Benutzergruppen auf Dokumenten und Ordnern
Um die Einstellungen für Benutzergruppen und Benutzer auf dem Dokument zu ermöglichen, müssen Sie sicherstellen, dass diese Felder angezeigt werden. Dies können Sie unter „Einstellungen/Datenfelder“ machen.
Sobald dies gemacht ist, können Sie auf den Ordnern und Dokumenten die Einstellung für die Benutzergruppen und Benutzer vornehmen.
Beachten Sie, dass mehrere Gruppen und mehrere Benutzer angegeben werden können. Sobald eine Person entweder über die Gruppe, oder über die Benutzerberechtigung Zugriff auf das Dokument hat, kann er darauf zugreifen. Es reicht also aus, den Benutzer beispielsweise über die Gruppe hinzuzufügen und muss nicht zusätzlich noch über den Benutzer hinzugefügt werden, die beiden Angaben ergänzen sich.
Ist weder bei „Nur berechtigte Gruppen“ noch bei „Nur berechtigte Benutzer“ ein Eintrag vorhanden, haben sämtliche Benutzer des Archivs zugriff auf das Dokument.
Dieselbe Einstellungsmöglichkeiten haben Sie auch für die Ordner.
Alte Sicherheitsstufen
Sollten Sie vor der Version 2.1.0 die Sicherheitsstufen verwendet haben, sehen Sie diese weiterhin in den Einstellungen unter Sicherheitsstufen. Sie können diese weiterhin benutzen wie bisher. Wir empfehlen Ihnen jedoch, auf die neue Benutzergruppen umzustellen, da zukünftig nur noch an den neuen Benutzergruppen Änderungen vorgenommen werden.