Wie können wir helfen?
Versionen
Funktionalität
Mit Versionen behalten Sie den Überblick über die Dokumente und deren verschiedenen Versionen. Dies kann unter anderem genutzt werden, wenn ein Dokument modifiziert wird (z.B. wenn eine Unterschrift auf dem Dokument gemacht wird und erneut ins Doqio Archiv eingelesen wird). Gibt es nur geringe Abweichungen zum ursprünglichen Dokument, wird die Version automatisch erkannt und dem bisherigen Dokument als Version 2 zugeordnet. Das funktioniert, ohne dass Sie dies speziell einstellen oder das Dokument kennzeichnen müssen.
Version hinzufügen
Möchten Sie explizit ein Dokument einem bereits bestehendem Dokument als Version zuordnen, können Sie dies über den Button:
Danach laden Sie Ihr Dokument wie gewohnt hoch. Die Zuordnung wird dabei automatisch zum bestehenden Dokument gemacht.
Falls bereits ein bestehendes Dokument als Version eines anderen Dokument gekennzeichnet werden soll, klicken Sie auf den Pfeil bei „Ähnliche Dokumente suchen“. Es erscheint ein Suchfeld, in welchem Sie die Bezeichnung des Dokuments angeben können. Zusätzlich können Sie über den Toleranzschalter einstellen, wie hoch die Abweichung zur Version 1 sein soll, damit es gefunden wird. Je höher die Toleranz, desto mehr Dokumente werden aufgelistet.
Liste der Versionen
Die obere Tabelle gibt Ihnen eine Übersicht aller Versionen des ausgewählten Dokuments. Sie können auf einen Eintrag klicken, damit Sie im unteren Teil eine Vorschau des gewählten Dokuments erhalten. Zudem kann die Zuordnung als Version wieder aufgehoben werden. Das Dokument selbst bleibt dadurch selbstverständlich weiterhin im Archiv.