Ordner-Typen

In den Einstellungen unter „Ordner“ können Hauptordner sowie Unterordner erstellt und verwaltet werden. Lesen Sie dazu mehr in den verlinkten Beiträgen. Diese verfügen über verschiedene Arten von Typen, welche Ihnen zur Auswahl stehen.

Welcher Typ es zur Auswahl gibt und was diese bewirken erfahren Sie hier.

Standard

Der Typ „Standard“ wird vor allem bei Hauptordner verwendet oder bei Unterordnern. Bei diesem Ordnertyp werden keine Ordner dynamisch generiert. Bei Standard-Ordner kann zusätzlich zu den normalen Einstellungsmöglichkeiten auch noch die Metadaten definiert werden. Wofür diese genau gebraucht werden, lesen Sie im Artikel Metadaten.

Dynamische Ordner

Dynamische Ordner werden anhand ihres Typs festgelegt. Wird ein Dokument eingelesen mit einem Wert, der bisher noch nicht als Ordner besteht, wird ein neue Ordner generiert. Es können auch mehrere dynamische Ordner untereinander erstellt werden. Beispielsweise zuerst mit dem Typ „Jahreszahl“ und anschliessend mit dem Typ „Adresse“. So sind die Dokumente zuerst nach Jahren sortiert und innerhalb des Jahres nach den Adressen (Kunden, Lieferanten, etc.).

Jahreszahl

Wird bei einem Unterordner für beispielsweise die Rechnungen der Typ „Jahreszahl“ ausgewählt, werden die Rechnungen anschliessend jeweils in Jahreszahl-Unterordner aufgeschlüsselt.

Monat

Wird einem Ordner oder Unterordner der Typ „Monat“ zugewiesen, werden in der Ordnerstruktur die Dokumente pro Monat aufgeschlüsselt. Im unten stehenden Beispiel sehen Sie den Hauptordner „Rechnung“, unter welchem einen Unterordner vom Typ „Jahreszahl“ und einen weiteren Unterordner mit Typ „Monat“ erfasst wurde.

Datum

Wenn Sie die hochgeladenen Dokumente im Ordner nach Datum aufgeschlüsselt angezeigt haben möchten, können Sie den Typ „Datum“ auswählen.

Adresse

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, einen Ordner mit Typ „Adresse“ zu erstellen. Somit werden die Dokumente nach den hinterlegten Adressen strukturiert.

Anfangsbuchstabe Adresse

Wenn Sie bereits sehr viele Dokumente mit verschiedenen Adressen hochgeladen haben, wäre jedoch der Typ „Anfangsbuchstabe Adresse“ geeigneter. Somit werden Ihnen alphabetisch sortiert, die Dokumente anhand des Anfangsbuchstabes der Adresse unterteilt.

Dokumententypen

Jedes Dokument, welches ins Doqio hochgeladen wird, sollte auch einem Dokumententypen zugewiesen werden. Diese können individuell definiert werden, können aber beispielsweise „Eingangsrechnung“ oder „Lieferschein“ sein. Ein Ordner vom Typ „Dokumententypen“ sortiert die hochgeladenen Belege anhand der definierten Dokumententypen. Dies könnte dann wie folgt aussehen: